Automação de processos: como a tecnologia pode ajudar sua empresa

Muitas companhias dependem de um número muito grande de documentos. Quanto maior ou mais complexa a empresa, maior é a quantidade de documentos com que ela tem que lidar. É importante organizar toda essa documentação a fim de mantê-la acessível sempre que for necessário.

Estes documentos, por sua vez, permitem confirmar a legalidade da empresa e organizar suas finanças e todos os seus processos. Sem a documentação necessária, o negócio pode se comprometer e acabar correndo risco de ser processado ou de fechar as portas.

Essa importância é tanta que surgiram profissionais especializados no armazenamento e na administração destes documentos.

Gerenciamento de documentos

A quantidade elevada de documentos sempre criou problemas para gerenciá-los. Um volume alto de papeis exige espaço para guardá-los e organização para separá-los conforme critérios eficientes.

Por mais que sejam feitos esforços para reduzir as dificuldades, elas sempre aparecem. Os arquivos manuais são, muitas vezes, guardados em salas inadequadas, sujeitos à ação destrutiva do tempo, da falta de limpeza do ambiente, da ação do calor e da umidade e a diversos outros inconvenientes.

Existem muitas dificuldades em localizá-los e acessá-los nos momentos de necessidade e isso acaba consumindo muitos recursos, nem sempre oferecendo resultados satisfatórios.

Vantagens do processo

O modo de funcionamento dessa metodologia empresarial varia de acordo com os objetivos e os tipos de demandas do negócio. Por isso, antes mesmo de o gestor dar início à implementação da automação de processos, é preciso que as necessidades da empresa sejam devidamente mapeadas, a fim de identificar quais os recursos de que a companhia realmente precisa. De maneira geral, a automação é capaz de otimizar todo tipo de tarefa — desde as mais simples até as mais complexas. Por isso, atualmente, esse conceito é um dos pilares das operações eficientes, presentes nas empresas mais competitivas e relevantes do mercado, independentemente do seu segmento de atuação.

Os principais benefícios de se informatizar os processos

1. Redução de custos com papel e outros artefatos

Ao adotar o processo eletrônico, elimina-se completamente o uso do papel, acelerando o workflow, diminuindo custos com logística e correspondências e colaborando com a natureza. Outro benefício de se eliminar o papel tem a ver com o arquivamento de tantos documentos. As limitações de espaço e a dificuldade de buscar um arquivo específicos são superadas com o uso de tecnologias desse tipo.

2. Expansão de mercado

Com processos eletrônicos, é possível alcançar novos canais de venda e atender mais consumidores. O desenvolvimento de novos modelos de negócios pode ser facilitado com a adoção de tecnologias, como por exemplo quem usa o smartphone para diversas tarefas do dia a dia.

3. Redução de fraudes

O desenvolvimento de ferramentas eletrônicas de autenticação e validação previnem as empresas de se relacionarem com clientes que tenham histórico de fraude, além de possíveis ataques cibernéticos com intuito de violarem a segurança de informação da empresa. A substituição dos documentos de papel para sistemas informatizados facilita a identificação de ações fraudulentas no seu negócio.

Tecnologias desenvolvidas com esse conceito

A automação de processos está relacionada a uma série de expedientes da rotina administrativa e operacional de uma empresa. Ou seja, é possível perceber a viabilidade da automação em diferentes frentes do negócio, como gestão financeira, marketing, produção, gestão da informação e tantas outras. Citamos aqui, 3 exemplos das tecnologias mais utilizadas nesse processo:

Software ERP – O ERP é o sistema responsável por centralizar a gestão de diferentes setores do negócio, tais como financeiro, contábil, fiscal, suprimentos e RH. A principal vantagem é a facilitação da gestão empresarial ao eliminar a necessidade de vários programas e controles separados dos dados da companhia.

E-mail marketing – Hoje é muito comum, por exemplo, que as empresas trabalhem com o e-mail marketing, que é a base de divulgação de produtos, promoções e de relacionamento com o cliente. Sistemas automatizados são bastante utilizados para gerenciar toda a política de e-mail marketing.

Assinatura eletrônica – Com a assinatura eletrônica, a partir de qualquer lugar e dispositivo conectado à internet, os seus negócios podem ser efetivados em minutos. Também é possível carregar e enviar documentos com mais facilidade para que as partes envolvidas em uma determinada transação possam a atribuir a sua assinatura, sem a necessidade de reuniões.

A Supply Midia possui um portal de tecnologia voltado para o varejo, capaz de organizar todos os documentos trocados entre a empresa e seus fornecedores. O portal Total For organiza todas as notas fiscais emitidas, prazos de vencimento, acordos comerciais entre as partes,  sendo uma ferramenta prática e flexível para publicar e consultar informações e comprovantes. Há também funcionalidades para assinaturas de documentos eletrônicos, publicações de pedidos e agendamento de entregas, tudo informatizado, reduzindo assim, os custos operacionais.

É importante que a empresa se organize financeiramente antes de iniciar o processo de informatização. Ainda que o investimento seja feito em geral acessível a esse planejamento, garante que a empresa obtenha de forma mais rápida o retorno com os recursos tecnológicos adquiridos.

Será preciso analisar se os procedimentos que serão prioritariamente automatizados precisam passar por alguma mudança ou aperfeiçoamento. Isso é importante porque assegura que a tecnologia a ser implementada não apenas vai satisfazer as necessidades da empresa, como terá vida útil em sua cadeia produtiva.

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