Como cadastrar os seus fornecedores

Os fornecedores são um dos mais importantes parceiros que uma empresa pode ter. Organiza-los garante uma eficiência operacional e de qualidade. Ter um cadastro de fornecedores eficiente é essencial para ganhar agilidade no acesso às informações, otimizar a rotina de compras e melhorar a comunicação com seus parceiros no dia a dia.

Existem algumas boas práticas que podem ajudar você a agilizar essa tarefa, e você vai perceber que isso pode fazer total diferença na gestão de fornecedores. A partir do momento em que a empresa contrata um fornecedor e a mesma faz um ótimo trabalho de relacionamento, com certeza as referências para os próximos parceiros serão dadas, e a sua empresa sempre vai se diferenciar das outras.

Como fazer um bom cadastro de fornecedores?

 Usar o cadastro de fornecedores é bem simples e traz grandes benefícios na rotina profissional. Ao adotar essa prática, é possível pesquisar e analisar quais são os melhores fornecedores, além de agilizar as etapas dos processos. Você mantém tudo mais organizado, o que irá permitir uma visão ampla da sua gestão de compras e consequentemente, maiores oportunidades de negócios.

Mas de qual forma é feito um bom cadastro de fornecedores? É preciso que você insira dados importantes que são:

Dados de identificação

• Nome da empresa;
• Endereço completo;
• Telefone para contato;
• E-mail corporativo;
• CNPJ;
• Inscrição Estadual;
• Ramo de atuação;
• Nome do ponto de contato;
• Função ou cargo ocupado.

Dados operacionais

• Prazo médio de entrega;
• Prazos de cobrança;
• Condições de pagamento;
• Política de descontos;
• Verbas de promoção;
• Produtos e/ou serviços fornecidos;
• Suporte técnico;
• Valor total de compras realizadas no ano anterior;
• Observações (dados específicos e pertinentes para o seu negócio).

Veja algumas sugestões para organizar o seu cadastro:

Busque um modelo padronizado

Com o modelo o padrão, você já tem todos os campos importantes no formulário, bastando apenas preencher e alterar conforme a sua necessidade. Além dos dados de identificação e operacionais de que falamos acima, insira um cabeçalho com o número de cadastro do fornecedor. Por exemplo: nº 001, e assim por diante.

Não se esqueça ainda de criar uma tabela para acompanhamento das compras efetuadas. Para isso, insira dados como:

• Número do pedido;
• Data de emissão do pedido;
• Descrição da compra;
• Data de previsão da entrega;
• Data do recebimento do pedido;
• Condições de pagamento;
• Devolução ou troca;
• Valor total do pedido;
• Valor com desconto

Centralize os dados e organize-os

Centralizar todas as informações dos seus fornecedores, é mais uma dica super importante para facilitar o cadastro dos seus parceiros. Este processo, melhora a organização e visualização dos dados. Invista em um portal que transforme as rotinas manuais e que não agregam valor ao produto final, em tarefas automatizadas ou procedimentos digitais, reduzindo a burocracia e o uso de papel. Utilizar um portal que traga todas essas facilidades, pode agregar valor à sua empresa e reduzir as burocracias do dia-a-dia no setor administrativo. O Total For é um portal de fornecedores e antecipação completo, simples e flexível para publicar e informações e comprovantes. Vale a pena investir em uma ferramenta como a nossa.

Mantenha um bom relacionamento

O ideal seria fazer o uso de uma ferramenta de CRM. Você sabia que o cadastro também pode ser uma ótima ferramenta para melhorar a gestão de relacionamento com os fornecedores? Com o arquivo, você pode criar um histórico das suas compras, identificando quais são os melhores parceiros.

Assim, você especifica a classificação, selecionando, por exemplo, aqueles que são mais desejáveis para se ter uma relação a longo prazo ou os que têm preferência nas aquisições da sua empresa.

Use inteligência para fazer compras

Além do formulário padrão para o cadastro de fornecedores, outra boa prática é desenvolver uma lista dos produtos e/ou serviços mais necessários para o seu negócio. Você pode inserir informações como:

• Produto adquirido e/ou serviço contratado;
• Frequência de compra;
• Quantidade média de produtos comprados;
• Especificações técnicas;
• Marca e/ou modelo do produto.

Dessa forma, você consegue comparar os dados do cadastro de fornecedores com aqueles sobre as maiores demandas da sua empresa. Traçando esse paralelo, mais inteligentes e estratégicas serão as suas compras.

Conte com a ajuda de ferramentas

Para agilizar ainda mais a sua gestão, é recomendável contar com o auxílio da tecnologia. As ferramentas especializadas contribuem para centralizar as informações, interligar as empresas aos fornecedores e criar melhores relacionamentos com os seus parceiros. Utilizar um portal para os fornecedores como Totalfor da Supply Midia, dispor de um CRM que mantenha esse relacionamento com os fornecedores ou mesmo um sistema de gerenciamento, torna todo o processo mais ágil e automático, pois acreditamos que a transformação digital começa pela retaguarda, o que  torna o acesso à informação mais rápido, simples e seguro.

Como você viu, manter um bom cadastro de fornecedores impacta diretamente na sua rotina profissional, contribuindo para melhorar os resultados do seu negócio. Com todas as dicas que mostramos, você conseguirá obter mais vantagens em relação às outras empresas que não organizam o seu cadastro.

Para saber outras dicas e informações para o desenvolvimento do seu negócio, acesse o nosso blog http://www.supplymidia.com.br/blogsupply/ .