Backoffice: Qual a importância para sua empresa?

Você já ouviu falar em back office? Traduzindo pode se dizer que back office ou Backoffice significa retaguarda. O Backoffice, back office ou retaguarda são os departamentos de uma empresa que mantém pouco ou quase nenhum contato com os clientes. E qual a importância do Backoffice? fornecer apoio para garantir que as operações necessárias para a administração da empresa sejam realizadas.

Imagine o setor de recursos humanos, por exemplo. Ele é o responsável pelo gerenciamento das relações das pessoas com as organizações e raramente tem algum contato com os clientes da empresa. Isso também acontece com o setor de tecnologia da informação, que cuida da área tecnológica da empresa e do setor de contabilidade.

Porém muitas pessoas esquecem a parte mais importante: cuidar do Backoffice do seu negócio.  Para crescer e se destacar é preciso manter a sua empresa organizada, manter-se atualizado para buscar estratégias e ficar acima da concorrência.

Como identificar o Backoffice em cada operação?

Como já falamos o Backoffice é tudo aquilo que não está na linha de frente da empresa. Mas como podemos identificar as funções exercidas de acordo com cada setor?

Nos setores administrativos e financeiros, por exemplo, basicamente todos os colaboradores realizam funções que se encaixam como back office: planejamento de contas a pagar e receber, emissão de nota fiscal, controle do fluxo de caixa, entre diversas outras.

Já nos setores de controle de estoque e logística, por exemplo, toda a parte de solicitação de compras e supervisão do processo de entrega fazem parte de uma operação Backoffice.

Percebe o quão importante essa função é para a sua empresa? Transitando por todos os processos, ela é fundamental para que cada etapa aconteça de maneira eficiente e o seu cliente, por fim, perceba a competência da empresa como um todo.

Tecnologia X Backoffice

A verdade é que o Backoffice é importante demais para depender apenas das habilidades manuais, do caderninho de anotações ou da memória dos seus colaboradores. Para não dar chance ao azar, a sua empresa pode e deve automatizar a gestão interna.

Por um lado, um sistema de relacionamento com os clientes (CRM) qualifica o faturamento, envio dos pedidos e o processo de cobrança. De outro, um software de gestão empresarial (ERP) integra as diferentes áreas, reduz ruídos e assegura que uma informação de interesse comum seja compartilhada. Se esse processo ocorre de forma harmoniosa, não há cenário mais propício para cuidar do negócio e se preocupar apenas com o seu crescimento.

Automação do Backoffice

Micro, pequena, média e grandes empresas podem e devem usar soluções tecnológicas para facilitar os processos. Hoje, o mercado oferece várias ferramentas para automatizar a área financeira do seu negócio. Proporcionar automação nas áreas de contas a pagar e receber possibilita conciliar, controlar e rastrear cada detalhe de todos os pagamentos realizados e isso tudo utilizando uma única solução.

Falando ainda sobre a área financeira, você já ouviu falar em soluções multibancos? Essa modalidade de plataformas consegue reunir diferentes contas correntes em um só ambiente. Isso sem a necessidade de abrir o internet banking de cada banco para realizar algum pagamento. Isso possibilita agilidade, integração das informações financeiras. E ainda reduzem o tempo, proporcionam maior gestão e eliminam o risco de fraudes.

A Supply Midia dispõe de uma plataforma com todos esses benefícios, o Total Bank é uma ferramenta disponibilizada em um portal online que realiza toda a sua conciliação e administração de extratos bancários, envio de pagamentos, emissão de boletos e Interliga várias contas bancárias em um só lugar. Se você ainda depende de controles manuais, pode estar aí a origem do problema. A tecnologia existe e está ao seu alcance para solucionar todo o tipo de falha que ainda prejudica seus resultados.

Invista no seu Backoffice

Na maioria das vezes, são os detalhes que atrapalham o crescimento de uma empresa. Quando tudo parece ajustado, um processo imperfeito na cadeia de ações provoca uma reação em cadeia, afasta clientes, prejudica o faturamento e enche o gestor de preocupações. Não precisa e não deve ser assim.

Cuidar do Backoffice é tarefa prioritária em qualquer negócio, mesmo naqueles de pequeno porte. E a melhor forma de fazer isso é modernizando a maneira como conduz as operações. Por isso, é importante que haja organização de processos de toda a estrutura da empresa para não haver falhas, e sim alternativas para possíveis problemas.

Tenha profissionais de qualidade para que o Backoffice seja preparado e estruturado. Para saber outras dicas e informações para o desenvolvimento do seu negócio, acesse o nosso blog http://www.supplymidia.com.br/blogsupply/.