Contabilidade: entenda a sua importância e saiba como organizar a rotina

A rotina de um contador é repleta de responsabilidades que, quase nunca, são observadas pelas pessoas que o contratam. Afinal, grande parte dos empresários apenas querem que suas obrigações sejam devidamente cumpridas e evitam ao máximo se envolver com os processos da contabilidade.

Entretanto, entender as atividades que o contador realiza para o seu negócio, além de ser uma forma segura de acompanhar o cumprimento de suas tarefas, também pode proporcionar uma gama essencial de conhecimentos contábeis, fiscais e trabalhistas, fatores básicos para compreender as informações do seu negócio e tomar decisões com mais assertividade.

O ambiente de um escritório contábil envolve um conjunto de informações e números a todo instante. Sendo assim, se prender a rotinas contábeis e não saber como controlá-las é frequentemente visto em escritórios.

Empresas grandes ou pequenas, cada cliente possui uma exigência e um trabalho diferente. Se não houver uma rotina minimamente organizada, informações importantes, podem se perder. E pior, o retrabalho será dobrado. Uma rotina contábil eficiente envolve todos os setores importantes para o seu bom funcionamento. Variando de acordo com as demandas da empresa.

Ainda assim, há procedimentos comuns a todas as rotinas que precisam ser seguidos para que dê tudo certo.  Além disso, também é possível fazer com que a produtividade do seu escritório aumente.

A importância do contador para um negócio

A contabilidade é a principal fonte de informações, precisas e seguras, sobre diferentes aspectos de um negócio. O contador é o responsável por coletar dados e documentos esparsos, gerados no dia a dia do seu empreendimento, e transformá-los em informações precisas e detalhadas para serem utilizadas na tomada de decisões gerenciais.

As principais falhas que acontecem no ambiente empresarial decorrem da falta de informações sobre pontos importantes do próprio negócio, que não são facilmente identificados pelo empresário.

A grande verdade é que a maioria das empresas até contam com esse tipo de serviço, entretanto, não estão sabendo aproveitá-lo como deveriam. Por consequência, acabam não garantindo que a contabilidade forneça, efetivamente, todas as informações necessárias para, a partir da assertividade na tomada de decisão, levar o empreendimento ao próximo nível de gestão e geração de resultados. Além dessa atribuição, o contador também executará o cumprimento de uma gama de obrigações acessórias. Sem elas, sua empresa poderá sofrer sanções graves e ser penalizada com multas, bloqueios e incidência de juros.

Por isso, além de contratar esse profissional, é importante conhecer um pouco mais da rotina dele e, assim, garantir que o acesso a todos os benefícios que essa relação pode proporcionar.

A importância de ter uma rotina contábil organizada

O tempo, para muitos profissionais contábeis, pode ser um inimigo. É comum ouvir deles que 24 horas já não é o suficiente para lidar com todas as tarefas.

Contudo, quando a rotina é desenvolvida de forma adequada, os gargalos que impedem o fluxo produtivo são eliminados e isso impacta em mais tempo para fazer o que realmente é importante. A rotina bem-organizada também tem um impacto considerável na produtividade. Com métodos definidos, a carga de trabalho é reduzida consideravelmente e é possível entregar as tarefas com mais eficiência.

Outro ponto relevante é que a rotina contábil aumentará a satisfação do cliente, pois ele será atendido com agilidade e de forma eficiente.

A rotina de um contador

A rotina de um contador é bastante diversificada e tem inúmeras atribuições e tarefas a serem efetuadas diariamente. Em geral, é dividida entre a coleta de dados e documentos esparsos e a produção de informações precisas e detalhadas obtidas por meio desses materiais.

Assim, o trabalho contábil exerce um papel determinante para o processo de tomada de decisão gerencial, principalmente por conta da avaliação de indicadores e da criação de relatórios minuciosos sobre os negócios de seus clientes.

Vamos destacar quais são os pontos da rotina de um contador que você precisa conhecer:

Escrituração de documentos fiscais, contábeis e trabalhistas

Uma das primeiras atribuições de um contador é o registro de todos os dados e documentos gerados em sua empresa. Você envia periodicamente as notas fiscais, contratos, boletos pagos, extratos, documentos de colaboradores, entre outros. Com esse emaranhado de documentos em mãos, seu contador implementa todos eles em um sistema contábil altamente avançado que é capaz de reunir e controlar todos os dados e executar as demais rotinas necessárias para sua empresa.

Cumprimento de obrigações acessórias

Outra rotina muito importante de um contador é o envio das obrigações acessórias da empresa contratante de seus serviços, tais como: SPED Fiscal e Contribuições, DCTF, apuração do Simples Nacional, entre outras.

A periodicidade desse trabalho varia muito. As que mencionamos, por exemplo, são enviadas mensalmente, outras, apenas quando há movimento e algumas têm obrigatoriedade anual, como é o caso do SPED Contábil e ECF.

Apuração de tributos e emissão de guias

Após a realização da tarefa anterior que, em muitas vezes, é feita de forma integrada com o seu sistema de gestão, o contador efetua a apuração de seus tributos, com base em diversas definições, tais como, o regime de tributação, por exemplo.

Elaboração de demonstrações contábeis

Além dessas atividades, a rotina de um contador conta com a tarefa de emitir demonstrações contábeis que são importantes para atender a questões legais, mas, principalmente, para servir como fonte de informações para os gestores e administradores da empresa.

São exemplos de demonstrações contábeis: Balanço Patrimonial, Demonstração de Resultados, Demonstração do Fluxo de Caixa (DFC), Demonstração das Mutações do Patrimônio Líquido (DMPL), entre outras. Além disso, seu contador também pode gerar demonstrações contábeis personalizadas para sua empresa, de acordo com as necessidades que forem apresentadas a ele.

Emissão de relatórios

Por fim, existem outros relatórios adicionais que o seu contador poderá emitir, de acordo com o que for solicitado. Entre eles podemos destacar: entrada de notas fiscais, faturamento, relação de empregados etc.

Quais são os maiores desafios e dificuldades?

Trabalhar no ramo contábil pode ser bem desafiador, mas se você encontrar meios de otimizar a organização do escritório tudo ocorre bem. Nesse tipo de negócio, a exigência com prazos, obrigações fiscais e prestação de informações corretas tende a apresentar dificuldades, caso não se tenha ordem no ambiente de trabalho.

Podemos entender que muitos processos das rotinas contábeis se tornam rotineiros. Dessa forma, com o tempo, em algumas vezes, podendo até ser tratados como mera formalidade. Contudo, quando mantemos a rotina em ritmo normal, conseguimos melhores resultados.

Como organizar as rotinas contábeis de forma eficiente?

Conseguir organizar a rotina para aumentar a produtividade e melhorar o desempenho durante as atividades profissionais pode agregar muito, melhorando a performance de um escritório contábil. Ao fazer isso, é possível atender as expectativas do cliente com um trabalho bem-feito.

Se você quer entender como otimizar seu dia a dia, confira nossas dicas!

• Separe os departamentos

Independente se o escritório é de grande ou pequeno porte, ter os departamentos bem definidos é essencial para ter tarefas bem-organizadas e uma rotina eficiente.

• Mapeie os processos

Ao realizar um mapeamento você obtém uma visão mais ampla de todas as tarefas cotidianas de seu escritório, viabilizando a definição de um planejamento que lhe ajude a melhorar os fluxos e ter uma rotina de trabalho mais organizada.

• Organize as tarefas

Para ganhar eficiência em seu escritório, é necessário ordenar as tarefas que precisam ser realizadas. Para fazer isso, você pode determinar qual colaborador deve efetuar cada atividade e padronizar procedimentos para que os erros sejam evitados.

• Capacite as equipes

Investir em capacitação e treinamento para a equipe é cada vez mais importante para empresas que desejam alcançar sucesso. Portanto, proporcione aos seus colaboradores conhecimentos e métodos que facilitem o trabalho cotidiano deles.

• Classifique e delegue as tarefas

Fazer uma boa distribuição das atividades da empresa, é necessário para que você classifique e entenda como os departamentos podem ajudar a desenvolvê-las. Além disso, conhecer as aptidões de cada colaborador é bastante útil nessa ação.

• Invista em tecnologia

Existem atualmente diversos softwares contábeis que possibilitam terminar as tarefas com agilidade e simplicidade. Com o uso dessas soluções, você ganha um forte aliado a fim de entregar todos os deveres necessários.

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