Entenda o que é e como fazer a homologação de fornecedores

A homologação de fornecedores é primordial para assegurar o cumprimento do acordo de fornecimento. Sabemos que encontrar bons fornecedores costuma ser um desafio constante dentro do universo empresarial

Por isso, a homologação vem para auxiliar o relacionamento entre o seu negócio e fornecedores.

Ficou interessado e quer saber mais sobre a homologação de fornecedores? Então leia este artigo até o final e entenda quais são os pontos fundamentais para executar este processo na sua empresa.

O que é a homologação de fornecedores?

Basicamente, trata-se de um procedimento em que uma das partes (no caso, a empresa que a realiza) submete a outra parte (seus fornecedores) a certas condições para garantir o pleno fornecimento de serviços e/ou materiais. Isso envolve diretrizes e ações predefinidas, que visam uma otimização de tempo e de recursos para garantir a efetividade do contrato.

Quando um fornecedor é aceito, sua função é a de fornecer matérias-primas, insumos, serviços e demais produtos para a empresa que o seleciona. Com a homologação, portanto, será criada uma relação de subserviência, que deve ser pautada pela transparência e qualidade para garantir a produtividade de ambas as partes.

Após esse processo, é muito provável que problemas com o fornecimento não aconteçam e consegue-se até que os preços sejam mais atraentes, muitas vezes. Obviamente, tudo deverá ser definido com certa antecedência, para que essas vantagens sejam viabilizadas.

O que a empresa ganha com isso?

Fica evidente que a empresa que executa a homologação ganha tranquilidade em suas operações. Encontrar um fornecedor de qualidade é algo complexo. Uma vez que um parceiro foi definido, o importante é assegurar que os níveis de qualidade de fornecimento se mantenham altos. Por isso, é feita a homologação.

Além disso, a homologação de fornecedores permite que as duas empresas se aproximem e façam negociações mais produtivas para ambos os lados. No caso da empresa que requer o fornecimento, isso significa melhores prazos e condições de pagamento.

O que o fornecedor ganha com a homologação?

A homologação traz bastante responsabilidade para o lado do fornecedor. Contudo, oferece duas seguranças: 

1. Renda garantida na parceria;
2. Possibilidade de estrutura acordos de longo prazo.

Para muitos fornecedores de matéria-prima ou produtos, a homologação é acompanhada de contratos de fornecimentos mais longos. Com isso, é possível planejar o caixa e estruturar melhor os negócios ao longo dos meses.

Como funciona a homologação de fornecedores?

Para um fornecedor ser considerado válido, passível de homologação, ele precisa atingir alguns critérios básicos.

Por isso, confira os principais deles:

• Pontualidade nas entregas;
• Qualidade nos produtos fornecidos;
• Preço alinhado com o mercado e acessível à empresa que busca o fornecimento;
• Cumprimento de contratos;
• Realização de apoio técnico sempre que necessário;
• Existência de documentos que comprovem o exercício legal das atividades;
• Regularidades fiscais e jurídicas.

Vale lembrar que a homologação faz parte de uma etapa de validação do fornecedor, que é dividida em três:

1. Pré-cadastro;
2. Homologação;
3. Cadastro efetivo.

Dessa forma, confira os 6 procedimentos essenciais para a etapa de homologação são:

1. Análise de documentação do fornecedor

Uma empresa de qualidade não se mede apenas pelos serviços/produtos que ela oferece, mas também pela sua transparência e legalidade dentro do mercado.

Este princípio faz com que seja necessário efetuar uma etapa de análise de documentos do fornecedor.

Não se trata de excesso de cautela, mas sim de evitar transtornos envolvendo as empresas parceiras. Nesta etapa, é hora de checar:

• CNPJ;
• Situação cadastral da empresa;
• Inscrição estadual e municipal;
• Emissão dos alvarás necessários para operação.

2. Avaliação do preço oferecido

Este não é o critério de maior importância, já que a homologação só ocorre após reuniões de negociação, que servem para definir valores e prazos.

O fato é que a homologação é um acordo tão importante, que serve como atrativo para conquistar menores preços.

Por essa razão, vale a pena ficar de olho nos valores propostos, nos prazos e na coerência entre os preços do fornecedor e da concorrência, além, é claro, da qualidade. 

3. Análise do atendimento feito pelo fornecedor

A qualidade do atendimento que o fornecedor oferece durante o processo de compra ou contratação é uma espécie de indicativo da qualidade da relação que se manterá no futuro. É a sua empresa passando pela experiência do cliente, pense nisso!

O parceiro de fornecimento ideal sabe que atendimento é a essência de uma boa relação corporativa, afinal, a comunicação entre as empresas precisa funcionar sem ruídos. 

Então, fique atento à qualidade do atendimento conferido antes de fechar a homologação. Problemas com atendimento costumam estremecer a relação e são um prato cheio para erros operacionais e desencontro de informações. Por isso, pense bem: um atendimento de qualidade será capaz de sanar qualquer problema com rapidez.

4. Determine um processo avaliativo

Uma homologação com um fornecedor ruim pode acontecer. Nenhuma empresa está livre dos erros. Entretanto, a grande questão é comprovar a baixa qualidade antes de partir para uma quebra de contrato e busca por um novo fornecedor.

Durante o processo de homologação, informe à empresa parceira que a qualidade dos serviços será aferida constantemente (e cabe à sua empresa determinar os parâmetros). Dessa forma, fica evidente que uma queda na qualidade não será aceita e poderá ser determinante para o fim da relação de fornecimento. 

5. Valide o fornecedor

O processo de validação de fornecedores é dividido em três etapas:

• Pré-cadastro: etapa em que o fornecedor entra em contato com a empresa;
• Homologação: verifica se o parceiro obedece aos critérios estabelecidos para atender à demanda da empresa e cumprir os requisitos de adequação;
• Cadastro: os dados que passaram por verificação são registrados no sistema da empresa.

6. Sobre a certificação

A certificação de fornecedores é um selo não obrigatório emitido às empresas que cumprem as principais normas técnicas – nacionais e internacionais – estabelecidas para cada setor. 

Com isso, a contratante tem a certeza de contar com parceiros eficientes, confiáveis e de sólida atuação. Dentre as certificações mais importantes estão aquelas emitidas pela ISO (Organização Internacional de Padronização).

E quais são as garantias da homologação de fornecedores?

A homologação de um fornecedor significa que ambas as partes estão em busca de uma relação séria e profissional. Tudo se estabelece por meio de contrato, inclusive as garantias estabelecidas para ambos os lados.

Nesse sentido, sua empresa precisa garantir que irá honrar com os pagamentos, prazos e as demais responsabilidades contratuais. Já o fornecedor precisa certificar seu contratante que suas demandas serão cumpridas conforme o combinado. A busca por bons parceiros de negócios e soluções tecnológicas para simplificar processos costumam ser duas das principais missões empresariais na atualidade. 

No que tange o fornecimento, lembre-se sempre que a homologação é uma forma estratégica de reter os melhores parceiros.

Com ela é possível conquistar bons preços e garantir que o fornecimento para sua empresa seja constante, eficaz e estruturado sob uma relação profissional e transparente.

Como vimos, a ideia por trás da homologação de fornecedores é justamente trazer bem mais segurança e confiança na relação de negócios, para que ela se torne mais produtiva e duradoura. Por essas razões, tal processo é um trabalho minucioso, que culmina na escolha daqueles que melhor podem atender às demandas específicas do seu negócio.

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