Saiba organizar o setor financeiro do seu negócio e conheça algumas ações de implementação

De acordo com o Sebrae, 34% dos empreendedores autônomos, os MEI’s, enfrentavam dificuldades para acertar as contas no fim do mês. Além disso, 48% não faziam previsão de gastos e 39% não registravam todas as receitas para fazer o controle das entradas.

Se tem uma coisa que empreendedores não têm é tempo. São tantas tarefas e responsabilidades diárias que algumas obrigações podem acabar passando. Há quem ainda misture as finanças pessoais as contas da empresa… Somando isto, mais a ausência de indicadores e falta de capital, acabam acarretando alguns dos problemas enfrentados no momento de organizar as finanças do negócio, gerando uma verdadeira bagunça.

Porém, não há motivos para alarde! Basta que os gestores movam esforços no intuito de colocar as finanças em ordem antes que seja tarde demais. Afinal, o mercado não costuma oferecer muita margem para erros.

Ao organizar o setor financeiro de uma empresa, é possível levantar custos, desperdícios, o nível exato de endividamento e os investimentos que não estão se mostrando um bom negócio.

Para entender como organizar as finanças da empresa, é importante conhecer e saber quais ferramentas usar para colocar esse processo em prática de maneira estratégica e assertiva.

Por onde começar a planejar as finanças de uma empresa?

Organizar as finanças da empresa, significa fazer um acompanhamento financeiro das receitas desse empreendimento. Dessa maneira, não importa se você é um pequeno, médio ou grande empresário, o que é fundamental é ter suas finanças organizadas. 

Assim, todas as vezes que precisar analisar os gastos, despesas ou o lucro, você consegue ter uma visualização mais clara e rápida dos números. Esse acompanhamento faz parte da gestão financeira, que principalmente, as pequenas e médias empresas não dão tanta importância. 

Mas, ao fazer isso, esses empresários estão arriscando o próprio negócio, já que sem um controle das finanças, a organização não existe. Uma empresa desorganizada financeiramente, tem muito mais chances de vir a falir ou passar dificuldades financeiras. 

A organização financeira permite que você esteja preparado para crises e situações de emergência. 

Planejamento Estratégico

Organizar as finanças da empresa pode parecer desafiador, mas isso é essencial se você quer garantir o crescimento e a saúde financeira do seu negócio. Então, que tal começar essa missão agora mesmo? Quanto antes você reavaliar metas, estratégias e orçamento e para colocar as finanças em dia, melhor.

A atitude é essencial para o crescimento e a sustentabilidade do negócio. Dessa forma, você consegue avaliar os objetivos da empresa e estabelecer metas, ferramentas e recursos financeiros para alcançá-los. Veja como fazer isso:

• avalie o ambiente interno e externo da empresa;
• analise os objetivos da empresa;
• estabeleça metas e estratégias;
• defina os recursos necessários para alcançar as metas e objetivos;
• organize o orçamento;
• identifique riscos.

Use um sistema financeiro – Total Bank e Total For

Ferramentas tecnológicas podem ser grandes aliadas na gestão financeira e sucesso do negócio de forma geral, elas minimizam a ocorrência de erros, agilizam as operações, aumentam a produtividade, trazem mais segurança e reduzem custos.

Porém, não é qualquer programa que satisfará as necessidades do seu negócio. Planilhas simples de Excel, por exemplo, são muito limitadas e não possibilitam a integração entre sistemas.

A Supply Midia possui a plataforma multibanco Total Bank, que permite o gestor administrar seus boletos bancários, pagamentos, cobranças, consolidação de todas as suas contas bancárias em uma única plataforma podendo acessar de qualquer lugar que estiver, seja no seu smartphone, tablet ou notebook.

Um sistema de gestão especializado, inteligente e completo com recursos ideais para sua rotina:

• Integração com bancos: envia e retorna automaticamente faturas e pagamentos a fornecedores, além de importar dados do banco;
• Fluxo de caixa: amplia seu controle sobre as contas a receber e a pagar, clientes, fornecedores, autorizações de pagamentos, entre outras contas;
• Cobranças: aumenta o controle sobre clientes inadimplentes, registros de cobranças, agendamentos, alerta de boletos em aberto e mais.

Também existe o Total For para complementar sua gestão. Uma plataforma do Grupo Supply Midia para controlar estoque e compras de forma mais eficiente. Algumas de suas funcionalidades são o acompanhamento da negociação com fornecedores, realização de planejamento físico e financeiro automático, importação de notas fiscais, controle de pedidos de compras, entre outras.

Defina um orçamento anual

A gestão orçamentária tem o propósito de antecipar como serão aplicados os recursos de uma empresa em um determinado período. Realizá-la é crucial para assegurar que a organização faça bons investimentos e que termine o ano com lucros.

Na prática, os gestores utilizam ferramentas que aumentam o controle financeiro, como o orçamento anual. Esse documento prevê as receitas, despesas, investimentos, custos, entre outras contas e tem a finalidade de orientar como o dinheiro deve ser gasto para que a empresa alcance seus objetivos.

O orçamento deve ter os gastos divididos por cada área da empresa, trabalhar com diferentes cenários, aplicar indicadores-chave de desempenho (KPIs) adequados e prever uma margem de segurança (folga) para cobrir possíveis imprevistos.

Organize custos, receitas e despesas

Uma parte importante do registro de entradas e saídas de caixa é categorizar entre custos, despesas e receitas. Podem parecer palavras diferentes para o mesmo significado, mas são coisas distintas e é importante entender isso.

Custos

Todos os gastos incluídos na atividade fim do negócio devem ser categorizados como custos. Justamente por isso, são considerados itens fundamentais. 

Uma confeitaria, por exemplo, tem como um dos custos os ingredientes usados na produção dos doces. Já um ilustrador digital pode ter como custo a assinatura de um programa de computador. Alguns exemplos de custos:

• Matéria-prima para a fabricação de um produto;
• Salário dos funcionários (mão de obra);
• Equipamentos e manutenção dos mesmos.

Despesas

Já despesas são os gastos com a manutenção ou administração de um negócio. Eles não estão envolvidos diretamente no produto ou atividade-fim, mas são necessários para que a empresa continue funcionando. Alguns exemplos de despesas:

• Aluguel do prédio ou escritório;
• Gastos com publicidade;
• Materiais de escritório;
• Impostos.

Também vale lembrar que tanto os custos quanto as despesas podem ser classificadas em fixas e variáveis.

Custos e despesas fixas: Gastos que não variam de acordo com o volume de mercadoria produzido ou vendido.

Custos e despesas variáveis: Gastos que variam conforme o volume produzido ou vendido, como a contratação de funcionários temporários para vendas durante as festas de fim de ano.

Pergunte a si mesmo:

“Se eu eliminar esse gasto, a produção pode ser afetada?”.

Se a resposta for sim, trata-se de um custo, pois está vinculado à produção. Caso a resposta seja não, é uma despesa.

Receitas

Por último, mas de longe menos importante, vêm as receitas. Basicamente, todo dinheiro que entra na empresa é considerado receita. Ela pode vir da venda de mercadorias e serviços ou, ainda, por juros recebidos de pagamentos atrasados, investimentos ou venda de um ativo (um equipamento, por exemplo) que não é mais usado. 

Conclusão

Muitos investimentos são promissores à primeira vista, mas acabam não trazendo resultados esperados ou geram prejuízos. Isso ocorre pelo fato de muitos gestores não verificarem os riscos de um investimento. Por menor que seja a quantia a ser investida, a expectativa de retorno deve ser minuciosamente analisada.

Além disso, verifique a situação atual do negócio e sua capacidade de arcar com as prováveis perdas. Por exemplo, é mais razoável alocar dinheiro em projetos mais arriscados se, mesmo com seu insucesso, a empresa conseguir terminar o ano com lucros.

Com as nossas dicas, você conseguirá organizar as finanças da empresa e assegurar o crescimento da organização mesmo em períodos adversos. Lembre-se de que, para isso,

será fundamental utilizar inteligentemente a tecnologia para expandir e maximizar o controle sobre seus processos.

Para saber mais informações sobre a nossa plataforma gestão financeira e sobre como trabalhamos com a tecnologia para otimizar os processos gerenciais do seu negócio, acesse o nosso site http://www.supplymidia.com.br/