Análise de Causa Raiz ou os 5 Porquês: Entenda a metodologia e saiba como aplicá-la

Ferramentas para detectar falhas são indispensáveis para quem deseja crescer. Ruídos acontecem em qualquer departamento de uma empresa: administração, vendas, marketing, produção, recursos humanos etc. Além de prejudicarem a qualidade dos processos, geram retrabalho e perda de produtividade.

Embora gestores possam optar por diferentes métodos de análise, o objetivo deles é um só: encontrar a causa raiz do problema, e ela deve ser reduzida a uma só! A escolha da metodologia deve ser certeira na detecção da falha inicial. Apenas com a certeza de lidar com o problema certo é que será possível encontrar a solução mais adequada. O gestor irá perceber que muitas hipóteses serão levantadas durante a procura pela causa raiz da falha, mas, é imprescindível que apenas uma delas seja apontada como a catalisadora dos eventos posteriores.

Realizar a análise de causa raiz de um problema é encontrar a principal causa que originou uma não conformidade e, para tanto, é necessário fazer uso da experiência ou conhecimentos.

O que são os 5 Porquês

Vale ressaltar que o “5” citado é apenas uma referência. O número de “porquês” pode ir bem além deste que consta no título. O motivo é bem simples: encontrar a causa raiz da falha pode ser um trabalho bastante complexo e que envolve muitas variáveis.

O método dos 5 porquês nada mais é do que uma técnica muito utilizada na área de gestão de qualidade. A partir da definição de um problema, perguntamos o “porquê” deste problema está ocorrendo. A cada pergunta, recebemos uma resposta que leva à próxima pergunta. O normal é fazer 5 perguntas para encontrar o causador primeiro de um problema.

Essa técnica se aplica praticamente a qualquer segmento, isso porque ela se baseia em um fundamento genérico: uma sequência de perguntas que busca respostas para:

1. Sintomas do problema;
2. Desculpas para a ocorrência da situação;
3. Identificação dos culpados;
4. Detecção da causa;
5. Identificação da causa-raiz.

Os 5 Porquês: Perguntas certas

Não se pode permitir que uma quase falha não seja investigada. A técnica dos “5 porquês” ou causa Raiz, pode ajudar a promover uma abordagem sólida e sistemática para investigar incidentes e quase acidentes. Ele coloca a organização em um caminho para o autodesenvolvimento contínuo e fornece maior clareza sobre quão eficientes são seus controles de qualidade.

Exemplo: Problema – Produto não chegou no prazo

1. POR QUE o produto não chegou no prazo? Porque o tempo de produção excedeu.
2. POR QUE tempo de produção excedeu? Porque a ordem de serviço não chegou no prazo.
3. POR QUE a ordem de serviço não chegou no prazo? Por que a equipe está sobrecarregada.
4. POR QUE a equipe está com alta demanda? Porque não houve um planejamento adequado e detalhado da demanda sobre as ações a serem feitas.
5. POR QUE não houve planejamento? Porque o gerente não fez um plano de gestão eficiente.

Pode se observar que, após a aplicação da técnica dos 5 porquês, detectou-se a falha principal: A falta de planejamento da liderança com setor de faturamento. Assim, o que a princípio parecia ser um problema de logística, acabou surgindo como uma falha interna após um questionamento um pouco mais aprofundado. A falta de planejamento, portanto, é apenas um sintoma de um problema maior, que agora pode ser devidamente solucionado.

Como aplicar os 5 Porquês no seu negócio

A técnica dos 5 porquês pode ajudar na melhoria contínua em qualquer nível da organização. Aqui estão alguns passos básicos que você deve seguir.

Forme uma equipe –Tente montar uma equipe de pessoas de diversos departamentos e eles deverão estar familiarizados com o processo que será investigado.

Defina o problema – Discuta o problema com o time e faça uma afirmação clara sobre ele. Isto, o ajudará a definir o escopo do problema que você terá que investigar.

Pergunte Porquê – Incentive uma pessoa a facilitar o processo. Esse líder fará as perguntas, as respostas devem ser baseadas nos fatos.

Tome Medidas – Depois do time detectar a causa raiz, terão que tomar algumas atitudes corretivas, todos devem discutir e encontrar a melhor forma solução.

Quais as vantagens de se fazer a dinâmica dos 5 Porquês?

A vantagem está em solucionar o problema de forma definitiva. Mas como você pode ver, há outros benefícios:

• Técnica dos 5 Porquês é uma ferramenta eficaz e muito simples de ser aplicada;
• Prática, rápida e possui um baixo custo de implantação;
• Promove participação e gera engajamento da equipe;
• Faz o colaborador se sentir parte da solução e ser uma peça importante do processo.

Comece com um problema e pergunte por que ele está ocorrendo. Certifique-se de que sua resposta seja baseada em fatos e, em seguida, faça a pergunta novamente. Continue o processo até encontrar a causa raiz do problema e você pode identificar uma contramedida que irá impedir que ele se repita.

Conhecer e aplicar técnicas e métodos que auxiliem a rápida detecção das causas de um determinado problema, muitas vezes, é o caminho mais seguro para uma boa gestão. Apesar de não substituir uma análise de qualidade mais detalhada, a técnica dos 5 porquês tem a vantagem de ser bastante simples, podendo ser aplicada a qualquer momento, sem a exigência, por exemplo, de análises estatísticas apuradas ou consultorias técnicas especializadas. Assim, o método pode ser aplicado pela própria equipe responsável pelo processo, sempre gerando resultados surpreendentes.

Problemas complexos podem se beneficiar de uma abordagem mais detalhada, embora o uso de 5 porquês ainda forneça percepções úteis.

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