Funções Administrativas: Entenda o que é o PODC e saiba como aplicá-las

Administrar uma empresa e fazer com que ela cresça em um mercado tão disputado, é de fato um grande desafio. Isso exige dos gestores preparo físico, emocional e muito conhecimento. Para que um negócio seja bem sucedido, precisa ter as funções administrativas bem resolvidas e gestores que saibam se posicionar no aspecto empresarial e pessoal pois isso, irá refletir no negócio.

As funções administrativas são divididas em quatro atividades básicas chamadas PODC: planejamento, organização, direção e controle → rotina administrativa.

Planejar, organizar, dirigir e controlar, palavras que colocadas lado a lado podem não surtir efeito, mas, quando realocadas para um cenário empresarial e entendidas como necessárias para a longevidade do negócio, tornam-se peças fundamentais para a estabilidade da organização.

Aparentemente pode parecer poucas atividades, visto que são apenas quatro funções administrativas. Mas todas exigem trabalho e atenção para o sucesso da funcionalidade, com eficiência e eficácia.

O processo administrativo é cíclico e encandeado, há uma sequência:

→ Planejamento → Organização → Direção → Controle → Planejamento

O processo é cíclico (se repete), dinâmico (possibilidade de retroação — retorno a um ponto anterior) e interativo (flexível, interage e se ajusta ao meio). A partir desta perspectiva, o processo administrativo não tem um início ou um fim definido.

Entender as funções administrativas de maneira separada é o enfoque funcional. Mas, deve-se atentar que estas funções podem ser separadas, mas não isoladas!

É possível entender o PODC e conhecer cada função de maneira individual.

• Planejar

O planejamento envolve definir a missão, os valores e princípios, a forma de atuação, a visão da empresa, as estratégias e as metas.  É por meio dele que o seu negócio definirá as metas a serem alcançadas e as ações que serão necessárias para atingi-las. Planejar, reduz a incerteza e aumenta as chances de sucesso. O planejamento lida com o futuro (não adivinha o futuro), lida com previsões, pois o presente pode influenciar o futuro. O objetivo do planejamento é tornar a organização proativa.

Passos do planejamento:

1. Definir os objetivos: onde se deseja chegar;
2. Determinar situação atual: situação da organização;
3. Desenvolver premissas (possibilidades) sobre o futuro: descrição das alternativas e possíveis eventos;
4. Analisar e escolher dentre as alternativas;
5. Implementar o plano e avaliar o resultado.

Portanto, ao planejar, o administrador está traçando um caminho seguro para trilhar em busca dos resultados almejados.

• Organizar

A organização ajuda a colocar em prática o que foi planejado. Ou seja, essa função tem uma visão sistêmica sobre os processos e qual a melhor forma de executá-los. Antes de colocar o planejamento em prática, é preciso estruturar o trabalho que será realizado. Logo, este é o momento de delegar tarefas e buscar por profissionais adequados para realizá-las, isto é, correspondentes às suas habilidades e conhecimentos para tal.

A organização envolve departamentos técnicos, comerciais, financeiros, contábil etc. A organização pode ser conceituada como a construção estrutural de uma empresa por meio de dois pontos de vista:

• Recursos: podendo ser o quadro de colaboradores, materiais e matérias-primas, sem esses é quase impossível executar os planos estabelecidos pela organização;
• Operações: seriam as atividades e tarefas que deverão ser executadas, de acordo com a definição de autoridade e responsabilidade de cada um dentro da empresa.

Ela é uma espécie de instrumento de operacionalização do planejamento, que viabiliza a transformação dos planos em objetivos concretos.

• Dirigir

Direção lida com pessoas! A função direção é essencialmente uma função humana e lida com gestão de pessoas. Nesta função, recruta-se os esforços das pessoas, ajustam-se as ações. Com a organização feita, é preciso começar a agir, colocando, dessa forma, o que foi até então discutido e acordado em prática. Nesse momento, é crucial que você dirija o trabalho de seus colaboradores, ou seja, supervisione para que tudo saia como o planejado. Envolve o uso da influência para motivar as pessoas. A direção usa as metas e os objetivos previamente traçados como um guia para atingir os resultados, por meio de ações. Estabelecer metas, buscá-las e alcançá-las, a direção desdobra o objetivo final em metas.

Por isso é sempre bom pode contar com uma boa liderança, treiná-la e capacitá-la. A capacidade de liderança, está relacionada com influência. É fazer com que as pessoas façam aquilo que não fariam sem a presença da influência e do líder, mudar o comportamento.

Algumas qualidades essenciais para um bom líder:

• Boa comunicação e relacionamento com o grupo;
• Capacidade de motivação;
• Execução inteligente dos processos;
• Acredita e delega funções de acordo com o potencial de cada colaborador;
• Reconhece os erros e não tem medo de recomeçar;

• Controlar

O controle é a avaliação sobre o plano que foi realizado para que, se necessário, haja modificações para um melhor processo e ampliação dos resultados. O controle representa o acompanhamento, o monitoramento e a avaliação do desempenho. Nesta última etapa, é preciso estar em vigilância, controlando e ajustando o que for preciso, comunicando, realocando e reparando as arestas. Como controle, entende-se que ele envolve a criação de fluxos de trabalho, padrões de desempenho e acompanhamento dos resultados, com aplicação de medidas corretivas de rota para otimizar a produção e reduzir custos.

Logo, o gestor deve estar sempre acompanhando todo o processo da empresa, tendo acesso a números, dados e planilhas que, com a ajuda de tecnologias e softwares, poderá sempre ter a melhor tomada de decisão.

A administração precisa das 4 Funções

É preciso utilizar as quatro funções administrativas juntas para que estas sejam eficientes.

Pois, junto à organização vem o planejamento, que ajuda na visão de futuro e ações a serem implementadas no seu negócio. O bom direcionamento e controle de todas as atividades e funções da empresa, faz com que a sua administração seja mais produtiva, eficaz e fundamental utilizando assim técnicas de maior sucesso.

Para que as funções da administração sejam bem elaboradas e colocadas em ação, é preciso ter ferramentas que auxiliem.

Para isso, a Supply Midia disponibiliza plataformas de gestão financeiro e de estoque, por exemplo, Total Bank e Total For, que possibilitam diversas funcionalidades, como:

• Emissão fiscal, controle de estoque, controle financeiro e administrativo, conciliação bancária, além de outras diversas funções.

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