Home office: dicas para você trabalhar melhor de casa

O home office é o trabalho remoto, uma realidade para cada vez mais profissionais em todo o mundo. É uma oportunidade para você cumprir suas tarefas com maior conforto e autonomia em sua casa e uma vantagem para a empresa que deseja eficiência e redução de custos. Gradativamente, as empresas estão reconhecendo as vantagens desse modelo flexível que faz os funcionários mais felizes e traz ótimos resultados.

Quem não está acostumado está tendo que adaptar rotinas presenciais à distância ao uso de novas ferramentas digitais e ao desafio de manter uma boa comunicação com a equipe. Mas então…

Por onde começar? O que fazer? O que evitar? Aqui vão algumas dicas para melhorar sua performance no dia a dia:

1)  Vista-se para trabalhar, mas do seu jeito

Para muitas pessoas o simples ato de se trocar, como se fosse para o escritório, ajuda a entrar no “modo trabalho” e aumenta a concentração. Tente se você se considera uma pessoa procrastinadora ou distraída.  Não precisa ser “a” vestimenta, basta tirar o pijamão, lavar o rosto e talvez colocar um calçado. Tirar e colocar a roupa de trabalho vai ajudar a virar a chave no fim do dia também.

2) Estabeleça horários fixos, ou seja, crie rotina

Ter flexibilidade não significa não ter horário. A hora de terminar é tão importante quanto a de começar. Você vai estranhar no início, mas depois vai se acostumar. Então, crie pequenos rituais para começar o dia. Uma pequena rotina matinal ajuda nisso: escovar os dentes, tomar café, talvez meditar ou fazer alguns exercícios e ir para o lugar que designou para trabalhar com um copo d’água.

3) Respeite a pausa do almoço e do lanche

A pausa para o almoço é um divisor importante para o dia e pode te ajudar a manter o ritmo do escritório. Mantenha seu almoço sempre no mesmo horário e aproveite para comer comida caseira e mais saudável nesse período.

4) Desligue a televisão e afaste atividades de distração como celular

Você vai demorar o dobro do tempo para fazer as mesmas coisas e vai cometer mais erros porque simplesmente não existe multitarefa com a mesma eficiência da monotarefa. Quanto ao celular, é hoje o maior ladrão de atenção, então simplesmente afaste-se dele durante os momentos de concentração

Como criar seu escritório virtual básico

Configure o seu escritório virtual:

O dia a dia de uma equipe distribuída acontece no escritório virtual. É o espaço onde as pessoas se cumprimentam, trocam informações e discutem sobre projetos. Após escolher a ferramenta de comunicação, cada equipe deve pensar como serão criados os canais para projetos ou espaços de discussão, assim cada responsável por uma tarefa saberá onde falar sobre determinado assunto.

·         Defina a ferramenta de videoconferência

É aquela comunicação que ocorre exatamente ao mesmo tempo. Por exemplo, você realizou uma chamada para um colega e ele irá lhe responder no mesmo intervalo de tempo. Não há delay na comunicação.

·         Defina a ferramenta de gestão de tarefas

Para acompanhar o andamento dos projetos é importante ter um espaço para organização das tarefas. Nesse espaço qualquer pessoa tem a visão do status das tarefas, responsáveis e prazos.

·         Defina a ferramenta de armazenamento de arquivos e documentos nas nuvens

Os conteúdos e materiais precisam estar disponíveis na nuvem de forma organizada e segura.

Ferramentas para organizar seu home office

Após escolher a ferramenta de comunicação, cada equipe deve pensar como serão criados os canais para projetos ou espaços de discussão, assim cada responsável por uma tarefa saberá onde falar sobre determinado assunto. Veja alguns aplicativos que podem ser usados para você se organizar no home office:

Trello: ferramenta digital que permite organizar o fluxo de trabalho, visualizando o que já foi feito, o que está acontecendo e o que precisa fazer. Tem uma opção básica gratuita.

Asana: outra ferramenta para organizar o dia a dia de equipes e monitorar o que o andamento do trabalho. Também tem opção básica gratuita.

Slack: serviços de mensagem que permite criar grupos de trabalho e de integração com outras ferramentas. Há opção básica sem cobrança.

Mural: ferramenta digital que permite visualizar ideias e ter reuniões com maior visualização. Versão grátis é disponível por 30 dias.

Miro: quadro branco virtual e coletivo, para equipes que precisam enxergar como está o fluxo do trabalho. Disponível em versão gratuita.

Zoom: ferramenta de videoconferências e reuniões on-line. Na versão gratuita, é possível reunir até 100 pessoas na mesma conferência.

Cucko: site que permite criar um cronômetro digital e compartilhar com uma equipe. Assim é possível saber quanto tempo vai durar uma reunião e focar nela antes de se distrair com mensagens ou redes sociais.

Caso você seja gestor e esteja receoso com esse novo regime de trabalho, não se preocupe. Gerenciar uma equipe, mesmo de longe, é muito possível.

Não fique o tempo todo olhando quem está online: além de não ser uma prática ética, desviará sua atenção do que realmente importa.

Distribua tarefas e gerencie entregas: basicamente a melhor forma de gerenciar sua equipe remotamente é essa. Distribua tarefas e gerencie entregas. Caso as coisas não estejam saindo no prazo, faça reuniões individuais para entender o problema.

Esteja sempre disponível: esteja sempre disponível para que os seus colaboradores venham conversar com você. Trabalhar em home office pode ser um grande desafio, além de ser também um pouco solitário. Por isso, ofereça apoio nesse momento.

Forneça feedback e reconhecimento: essa é uma prática que muitas vezes é abandonada pelos gestores em trabalho remoto. Não se esqueça de fornecer feedbacks sobre o trabalho e reconhecer ações que geraram bons resultados.

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