Método PDCA: O que é, etapas e como aplicá-lo na gestão do seu negócio

Em nosso dia a dia, tanto pessoal como profissional, somos frequentemente desafiados a criar fórmulas para solucionar os problemas que aparecem. Com empresas, não é diferente. Para muitos empreendedores, aplicar o PDCA é uma das principais dúvidas para aqueles que buscam a melhoria dos processos internos do seu negócio. Afinal, o método PDCA é uma das melhores maneiras para se monitorar as atividades de forma contínua e consistente, oferecendo bons resultados às empresas que investem nessa técnica. O modo como uma empresa gerencia seus processos influencia diretamente a qualidade dos serviços que ela oferece e a satisfação de seus clientes, portanto é preciso buscar maneiras de otimizar sua execução, tornando-os mais simples e ágeis.

O Ciclo PDCA tem uma vasta área de aplicação, podendo ser útil a diferentes tipos de empreendimentos, pois atua em diversas frentes focando na melhoria contínua. Portanto, é útil para empresas de diferentes tamanhos, desde grandes indústrias a pequenos comércios.

O que é o PDCA

O método PDCA também chamado de Ciclo de Deming ou Ciclo de Shewhart, é uma ferramenta de gestão que tem o objetivo de trazer melhorias contínuas aos processos de uma empresa, sejam eles globais, sejam eles de áreas específicas. A base desta ferramenta está na repetição. Neste contexto, o planejamento, a padronização e a documentação são práticas importantes, assim como medições precisas.

Definição de PDCA são as iniciais em inglês das palavras:

• PLAN (Planejar)
• DO (Fazer)
• CHECK (Verificar)
• ACT (Agir)

O intuito é ajudar a entender não só como um problema surge, mas também como deve ser solucionado, focando na causa e não nas consequências. Uma vez identificada a oportunidade de melhoria, é hora de colocar em ação as atitudes para promover a mudança necessária e, então, atingir os resultados desejados com mais qualidade e eficiência.

Fases do Ciclo PDCA

Por mais que a teoria determine quatro fases para o Ciclo PDCA, isso não significa que elas aconteçam linearmente. Na verdade, essa divisão serve apenas de ilustração para que possamos entender como o processo de melhoria contínua acontece. Para compreender mais detalhadamente como fazer um PDCA, é preciso se aprofundar em suas fases. Confira uma a uma.

Plan (Planejar)

Na fase do planejamento são estabelecidos os objetivos e as metas do ciclo. Também é nesse momento que você e sua equipe definirão os indicadores de desempenho, que mostrarão se o objetivo final está mesmo sendo alcançado.

É a etapa em que se analisam os problemas que querem ser resolvidos, seguindo a seguinte ordem:

• Definição dos problemas;
• Definição de objetivos;
• Escolha dos métodos.

Do (Fazer)

Encerrada a etapa de planejamento, vem a execução do projeto. É hora de pôr a mão na massa, executando-se o que foi determinado no passo anterior:

• Treinar o método
• Executar
• Realizar eventuais mudanças
• Não procurar a perfeição, mas o que pode ser feito de forma prática
• Medir e registrar os resultados

Se não for possível executar o planejado, será preciso voltar à fase anterior e verificar os motivos de o planejamento ter falhado.

Check (Checar)

É feita uma verificação quanto ao funcionamento do plano, analisando a eficácia das atividades. Por mais que as ações tomadas sejam previamente planejadas, elas ainda precisam passar pelo teste da realidade para descobrir se, afinal, são efetivas ou não. E a melhor maneira de fazer isso é usando métricas confiáveis.

Depois de checar, vamos procurar agir de forma melhorada:

• Verificar se o padrão está sendo obedecido;
• Verificar o que está funcionando e o que está dando errado;
• Perguntar por quê? a cada passo;
• Com as respostas, treinar o método definido

Act (Agir)

Agir de maneira corretiva é o segredo para transformar ações em resultados mais promissores, promovendo a melhoria constante. Esta é a fase em que se adota o plano aplicado como padrão. Caso algo não tenha saído como planejado, é hora de agir corretivamente sobre os pontos que impossibilitaram o alcance de todas as metas estipuladas. As coisas estão conforme programadas? Continuar assim!

• Na verdade, existem inconformidades? Então agir para corrigir e prevenir os erros!
• Melhorar o sistema de trabalho
• Repetir as soluções que se mostraram adequadas

O Ciclo PDCA

O PDCA é um ciclo fácil de entender. Se, no final da sequência, as ações não oferecerem os resultados esperados, então é preciso realizar ajustes que são submetidos ao começo do ciclo, seguindo sempre a mesma ordem: planejamento, execução e checagem.

Quando alguma coisa sai do controle, quando o resultado não é o que se esperava, é preciso entender o que aconteceu: se a ação não funcionou, se a falha foi na execução, se o problema está no planejamento. Desse modo, o ciclo será percorrido quantas vezes for necessário para que se chegue à solução do problema. Os ajustes afetam todas as etapas, pois elas estão integradas entre si.

O Ciclo PDCA pode ser usado para:

• Traçar um caminho a ser atingido;
• Manter ou melhorar resultados de um processo;
• Corrigir problemas que precisam ser resolvidos;
• Padronizar e normatizar um processo;
• Engajar e motivar as equipes, mostrando que cada um tem seu papel na busca pela melhoria contínua;
• Reduz custos com recursos humanos, materiais e financeiros;
• Diminui o tempo e a energia dedicados para responder a uma demanda;
• Permite a identificação precoce e até a prevenção de desvios grandes e pequenos;
• Fornece aprendizado constante.

É muito importante repetir ininterruptamente todo o ciclo PDCA, para que seja possível obter maior qualidade nos procedimentos de forma contínua, sempre identificando novas falhas que venham a surgir ou oportunidades de otimização de algum dos processos internos da empresa.

Para saber mais sobre dicas de gestão de negócios, informações sobre novas tecnologias e como podemos melhorar e otimizar a sua rotina, acesse o nosso site http://www.supplymidia.com.br/.