Nota fiscal: entenda a importância da emissão e conheça os tipos de nota

Por conta dos avanços tecnológicos, a emissão de Nota Fiscal eletrônica tornou-se um procedimento simples, barato e rápido, que de fato coloca sua empresa num outro patamar de respeitabilidade perante o mercado

A emissão de Nota Fiscal, fator de grande diferenciação entre empresas profissionais e as que apostam mais na “improvisação”, ainda geral alguma discussão entre os que, por alguma razão, ainda não se convenceram da importância da emissão do documento. Por conta dos avanços tecnológicos, a emissão de nota fiscal eletrônica tornou-se um procedimento simples, barato e rápido, que de fato coloca sua empresa num outro patamar de respeitabilidade perante o mercado.

Emitir Nota Fiscal é um ato de zelo para com a gestão financeira da empresa. Permite melhor controle dos tributos, além de ser uma prática que resguarda a empresa de descumprir a lei. Por outro lado, não emitir NF pode acarretar autuações, processos e prejuízos graves para o seu negócio e, também, colocar em xeque a credibilidade da sua empresa perante a clientela.

Entenda as informações da nota fiscal‍

Ao contrário do cupom fiscal, que é emitido pelo ECF (Emissor de Cupom Fiscal) e contém as principais informações da operação comercial, como dados da empresa, data e hora, a nota fiscal possui todos os dados da transação.

‍Assim que você souber como emitir a nota fiscal eletrônica, entenda que o documento deve conter, obrigatoriamente, o CNPJ da empresa emissora, assim como o nome e o endereço da organização que está prestando o serviço. Além dessas informações, na nota também precisa estar presente:

• Data e hora da operação;
• Valor total da transação;
• Descrição dos bens ou serviços;
• Impostos e tributos de cada mercadoria;
• Dados do cliente;
• Informações da transportadora,
• Detalhes da forma de pagamento.

Quem deve emitir nota fiscal?

Toda empresa, com exceção dos MEIs quando vendem para pessoas físicas e autônomos independentemente de estar em um espaço físico ou não, deve emitir a nota fiscal para comprovação da legalidade das suas transações comerciais, conforme a Lei N° 8.846, que diz em seu artigo 1°:

“A emissão de nota fiscal, recibo ou documento equivalente, relativo à venda de mercadorias, prestação de serviços ou operações de alienação de bens móveis, deverá ser efetuada, para efeito da legislação do imposto sobre a renda e proventos de qualquer natureza, no momento da efetivação da operação.”

Qual é a importância da nota fiscal para a sua empresa?

A nota fiscal é um documento que comprova a legalidade das vendas de uma empresa perante o Fisco, entidade da Secretaria da Fazenda responsável pelo monitoramento do pagamento de impostos. Além disso, a nota fiscal também contribui para manter uma boa reputação da sua empresa. 

De uma forma simplificada, é a nota fiscal que atesta que um produto foi vendido ou um serviço foi executado pelo valor que consta no fluxo de caixa da empresa.  Ao todo, existem vários tipos de notas fiscais e, dentre os principais, podemos destacar:

• Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), documento que atesta a venda para consumidores finais, sejam pessoas físicas ou empresas, de forma online, substituindo a nota fiscal impressa;
• Nota Fiscal Eletrônica de Serviços (NFS-e), usada por prestadoras de serviço, para comprovar a legalidade dos seus contratos; 
• Nota Fiscal Avulsa (NFA-e), emitida gratuitamente apenas por MEIs e pessoas físicas (autônomos) para comprovação legal de suas atividades;
• Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica (NFC-e), que é a substituta do cupom fiscal e tem a função de registrar uma venda feita para consumidores finais (pessoas físicas ou empresas). Emissão eletrônica em comercializações entre uma empresa e o consumidor final. Não exige nenhuma informação do cliente e fica a critério informar o CPF ou CNPJ.

Apesar de cada um desses tipos de nota terem um papel específico para um determinado tipo de negócio, todas elas possuem benefícios em comuns para os clientes e para as empresas, já que todas elas são emitidas eletronicamente. Veja quais são.

Quais são os benefícios para quem compra?

Independente dos seus clientes serem pessoas físicas ou jurídicas, o principal benefício para eles é a garantia de troca ou devolução do que foi adquirido, caso aconteça algum problema. 

E, se quem está comprando da sua empresa é outra pessoa jurídica, a emissão das notas fiscais também agiliza o processo de recebimento de mercadorias, pois não há a necessidade de emitir a nota de entrada. Já no caso dos seus consumidores finais serem pessoas físicas, emitir a nota incentiva a compra pela internet, devido a praticidade na transação e no recebimento deste documento, feito por e-mail. 

E para a empresa?

A emissão de notas fiscais, como falamos, é uma das obrigações fiscais de uma empresa, com exceção autônomos e dos MEIs, quando vendem para pessoas físicas. Dessa forma, ao emitir esse documento a empresa fica em dia com o Fisco, evitando vários problemas como o pagamento de multas e até a apreensão das mercadorias.

E, se a empresa optar por um sistema que faça a emissão online das notas fiscais, como a Conta Azul, é possível reduzir os custos com impressão, envio e armazenagem das notas. Outra vantagem é oferecer mais comodidade aos clientes, já que a nota pode ser enviada diretamente por e-mail, evitando filas para quem tem estabelecimentos físicos, por exemplo. 

O que acontece se sua empresa não emitir nota fiscal? 

Não emitir a nota fiscal, alterar ou omitir seus dados, bem como recusar-se a entregá-la ao cliente é configurado como crime, segundo a Lei 8137/1990.

Seu artigo 1°, no inciso V, diz que:

“V – Negar ou deixar de fornecer, quando obrigatório, nota fiscal ou documento equivalente, relativa à venda de mercadoria ou prestação de serviço, efetivamente realizada, ou fornecê-la em desacordo com a legislação.”

Quando cometidos alguns desses crimes, a empresa pode ser punida e:

• Ser acusada de sonegação fiscal, cuja pena pode variar entre o pagamento da multa de até 10 vezes o valor do tributo omitido ou reclusão, que pode ir de 6 meses a 5 anos;
• Ter suas mercadorias apreendidas, quando transportadas sem nota por carros ou caminhões, bem como enviadas pelos Correios. Para recuperá-las, é necessário pagar o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e a multa do Termo de Apreensão e Depósito (TAD).

Lembrando que, em ambas as situações, a reputação da empresa fica altamente comprometida.

Qual a diferença de DANFE e Nota Fiscal?

Diferente da NF o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) não possui validade jurídica e trata-se apenas de uma espécie de registro adicional com o resumo dos serviços prestados. Geralmente é utilizado para acompanhar o trânsito da mercadoria.

Quais empresas precisam emitir Notas Fiscais?

Exceto microempreendedores individuais (MEI) a emissão de NF é obrigatória para todas as empresas que possuem CNPJ válido, como Limitada, Sociedade Anônima, Microempresa e Empresa Individual de Responsabilidade Limitada.

A regularização é prevista em lei no Protocolo ICMS 10/07 em vigor desde 2007. Existem algumas ressalvas quanto a emissão de NF pelo MEI, como em casos de prestação de serviços para pessoas jurídicas e outras empresas tornando obrigatório a emissão da nota.

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